Cách gửi tệp thiết kế lớn cho khách hàng mà không gây nhầm lẫn

Cách gọn gàng nhất để gửi tệp thiết kế dung lượng lớn cho khách hàng là đóng gói tệp nguồn cuối cùng và các bản xuất, thêm phiên bản dễ xem trước, tải mọi thứ lên một liên kết bàn giao, đặt quy tắc truy cập và gửi một ghi chú bàn giao ngắn. Gampi Simple Transfer phù hợp vì khách hàng nhận được một trang tải xuống tập trung thay vì chuỗi email lộn xộn hoặc thư mục chia sẻ khó hiểu.

Một lần bàn giao sạch bắt đầu trước khi tải lên: tách tệp nguồn cuối cùng, bản xuất, ghi chú và tài liệu hỗ trợ.

Vì sao khó bàn giao tệp thiết kế thật gọn gàng

Bàn giao thiết kế hiếm khi chỉ là một tệp. Một gói cuối cùng có thể gồm tệp nguồn, bản xuất để in, bản xuất cho web, tài sản thương hiệu, mockup, phông chữ, ghi chú giấy phép và hướng dẫn. Khi các phần này rải rác trong email, thư mục đám mây và phiên bản cũ, khách hàng dễ tải nhầm tệp hoặc yêu cầu bạn gửi lại mọi thứ.

Nên đưa gì vào thư mục bàn giao thiết kế

• Tệp nguồn của phần việc đã được duyệt, chẳng hạn tệp thiết kế có thể chỉnh sửa, tệp bố cục hoặc thư mục dự án đã đóng gói.
• Bản xuất sẵn cho khách hàng, như PDF, PNG, JPG, SVG hoặc các định dạng cuối cùng mà khách hàng thực sự dùng.
• Tệp dễ xem trước để khách hàng hiểu gói bàn giao ngay cả khi khó mở định dạng nguồn.
• Tài sản thương hiệu, logo, biểu tượng, tham chiếu màu, mockup và ví dụ sử dụng khi chúng thuộc phạm vi bàn giao.
• Ghi chú về phông chữ và giấy phép. Không đưa lời khuyên pháp lý; chỉ giải thích những gì được bao gồm và điều khách hàng nên kiểm tra.
• Một README ngắn với cấu trúc thư mục, ghi chú phiên bản cuối và người liên hệ nếu cần xuất lại định dạng nào đó.

Ví dụ cấu trúc thư mục

• 01_File_nguon
• 02_File_xuat_cuoi
• 03_Tai_san_web
• 04_Tai_san_in
• 05_Huong_dan_thuong_hieu
• README_ghi_chu_ban_giao.pdf

Quy trình Gampi từng bước

1. Dọn gói cuối cùng và loại bỏ bản nháp, ý tưởng bị từ chối và tệp làm việc nội bộ.
2. Thêm bản xuất dễ xem trước bên cạnh tệp nguồn để khách hàng kiểm tra kết quả mà không cần phần mềm thiết kế.
3. Tải tệp, thư mục hoặc tệp ZIP lên Gampi Simple Transfer.
4. Chọn giao bằng liên kết hoặc email, rồi thêm tiêu đề và tin nhắn giải thích bên trong có gì.
5. Dùng bảo vệ bằng mật khẩu cho tài sản thiết kế riêng tư, đã thanh toán hoặc nhạy cảm.
6. Chọn thời hạn phù hợp với giai đoạn bàn giao đã thống nhất và giới hạn gói của bạn.
7. Mở liên kết công khai một lần trước khi gửi và xác nhận đường tải xuống rõ ràng với khách hàng.

Đóng gói theo mục đích của khách hàng: tệp nguồn để sở hữu, bản xuất để sử dụng, ghi chú để có ngữ cảnh.

So sánh các phương thức bàn giao tệp thiết kế

Dùng bản xem trước nhưng vẫn để tệp gốc tải được

Nhiều khách hàng không mở được định dạng nguồn như PSD, AI, Sketch, bản xuất Figma hoặc kho lưu trữ đã đóng gói. Hãy thêm PDF, PNG, JPG hoặc bản xuất dễ xem trước khác khi hữu ích. Gampi có thể hiển thị bản xem trước cho phương tiện được hỗ trợ, trong khi tệp gốc vẫn có thể tải xuống.

Khách hàng nên thấy cần tải gì, liên kết hết hạn khi nào và cần làm gì nếu họ muốn định dạng khác.

Mẫu tin nhắn bàn giao cho khách hàng

Để xem các quy trình bàn giao liên quan, hãy đọc cách tốt nhất để bàn giao tệp dự án cuối cùng, cổng khách hàng cho freelancer, chia sẻ tệp không cần tài khoản và liên kết tải xuống có thời hạn.